Guide: Så klarar du arbetstidsreglerna
De nya arbetstidsreglerna inom personlig assistans har blivit en obehaglig överraskning för många. Brukare, anhöriga, anordnare och assistenter – alla berörs. Att göra fel kan få allvarliga konsekvenser. Anna Barsk Holmbom guidar dig rätt.
Frågor och svar om de nya reglerna
Vad är bakgrunden till att reglerna har ändrats?
I Sverige är vi vana att vara ”bäst i klassen” i de allra flesta frågor som styrs av EU, utom möjligen när det gäller snus.
Därför blev det troligen något av en chock för riksdag och regering när staten Sverige hotades med stämning av EU om vi inte införlivade EG:s arbetstidsdirektiv i den svenska lagstiftningen. Och det med hast dessutom!
Det här hände inte häromdagen utan redan 2005. Och redan 2005 infördes därför nya regler i den svenska arbetstidslagen. Allt för att uppfylla kraven från EU.
Kraven från EU innebar att arbetstidslagen fick nya bestämmelser om bland annat:
• Högst 48 timmars sammanlagd arbetstid per vecka i genomsnitt där jour jämställs med arbetad tid
• Elva timmars sammanhängande dygnsvila under varje 24-timmarsperiod
• Särskilda regler om arbetstid för nattarbetande
Lagändringen trädde ikraft den 1 juli 2005 men behövde inte börja tillämpas förrän den 1 januari 2007 för dem som hade kollektivavtal.
I media kunde man under den här tiden läsa om vilken katastrof den nya lagändringen var! Inte bara för personlig assistans men hur skulle man klara det här i vården? Krav höjdes för att EU skulle ändra sitt arbetstidsdirektiv men ingenting tycktes hjälpa. Lagen trädde i kraft och med åren tystnade de röster som höjts om en ändring av EG-direktivet.
När parterna på arbetsmarknaden konstaterade att det inte tycktes hända något med vare sig svensk arbetstidslagstiftning eller EG-direktivet så tog de själva tag i saken och skapade kollektivavtal som gav så goda möjligheter som möjligt under givna omständigheter.
Det är värt att notera att det står tydligt inskrivet i EG-direktivet att kollektivavtal som bryter mot den så kallade EU-spärren, den som säger att den sammanlagda arbetstiden inte får vara mer än 48 timmar i genomsnitt, inte är giltiga i den delen. Ändå skapades avtal som tillät just det. Och ingen protesterade.
För många arbetade timmar?
På assistansområdet kom och gick utredningar med syfte att komma till rätta med olika frågor, men just arbetstiderna diskuterades mycket lite. Inte förrän enmansutredaren Agneta Rönn fick i uppdrag att titta på och ge förslag till åtgärder mot ”fusk, oegentligheter och överutnyttjande av den statliga assistansersättningen”.
I hennes rapport beskrivs att även om Försäkringskassans tjänstemän upptäckte att assistenter arbetar mer än vad arbetstidslagstiftningen medger så kunde de inte göra något. Försäkringskassan kunde vid den här tiden bara anmäla till Arbetsmiljöverket att en assistent arbetar för mycket och det endast om uppgifterna inte omfattades av sekretess.
I rapporten kan man också läsa att vid genomgång av fall med fusk och oegentligheter såg utredningen att det inte sällan lämnades ”helt osannolika uppgifter” om assistenters arbetstider. Detta gav utredningen misstankar om att assistansersättningen användes felaktigt.
Och om det skulle vara så att assistenterna verkligen arbetat så mycket som angavs, menade utredningen, vore det ändå högst otillfredsställande att Försäkringskassan måste fortsätta att betala ut ersättning för arbete som utförs under förhållanden som strider mot arbetstidslagstiftningen. Utredningen föreslog därför att assistansersättning (och ekonomiskt stöd till kostnader för personlig assistans) bara ska betalas ut för arbete som håller sig inom ramen för vad som är tillåtet enligt lagen om arbetstid m.m. i husligt arbete.
Den lagändringen genomfördes, med vissa modifikationer, och började gälla den 1 juli 2013. Men sen hände det ingenting igen.
Hur tolkar Försäkringskassan reglerna?
I lagändringen sades att vare sig statlig och kommunal assistansersättning får betalas ut för arbetstid som överstiger den tid som anges i 2-4 §§ lagen om arbetstid m m i husligt arbete, 5-10 §§ arbetstidslagen eller kollektivavtal som uppfyller kraven i 3 § arbetstidslagen.
Den sista hänvisningen till arbetstidslagen innebär att det går att göra vissa undantag från arbetstidslagens regler genom kollektivavtal men att ett avtal är ogiltigt i den utsträckning det innebär att mindre förmånliga villkor ska tillämpas för arbetstagarna än som följer av direktivet. ”Mindre förmånliga” ska alltid tolkas ur ett skyddsperspektiv för assistenten. Det innebär att även om den anställde skulle vilja jobba mer så är det inte tillåtet.
Försäkringskassan tog god tid på sig att tolka vad lagändringen skulle kunna innebära för enskilda assistansanvändare. De lyssnade på både brukar- och anordnarrörelsen och kopplade dessutom in sina egna jurister.
Inte förrän mer än ett år (!) efter lagändringen bestämde de sig för hur de kommer att tolka lagen. Nedan finner du en beskrivning av de viktigaste i Försäkringskassans tolkning.
Sammanlagd arbetstid
Den av Försäkringskassans tolkningar som kanske får störst betydelse är att de inte anser sig kunna betala ut mer ersättning för en assistent än maximalt 48 timmar i genomsnitt per vecka och assistansanvändare under den beräkningsperiod (eller begränsningsperiod, orden används synonymt) som assistenten kan ha enligt lag eller kollektivavtal. I de 48 timmarna räknas både ”vanliga” assistanstimmar och jour. För att kunna kontrollera detta har tidsredovisningen ändrats. Enligt Försäkringskassans information kommer de att börja använda begränsningen fullt ut för de assistenter vars beräkningsperiod påbörjas efter den 1 augusti 2014.
På den tidsredovisning som assistenten måste göra varje månad ska assistenten tala om för vilken assistansberättigad person arbetet har skett och när. Anordnaren ska tala om vilket kollektivavtal assistenten går på, vilken beräkningsperiod assistenten har och hur många timmar assistenten har arbetat sammanlagt hittills under beräkningsperioden.
Beräkningsperioden är den tid som assistenten har på sig att jämna ut sin arbetstid för att uppnå den tjänstgöringsgrad som angivits i anställningsavtalet. Den kan innehålla flera olika schemaperioder. En lång beräkningsperiod har fördelen att assistenten en viss period kan arbeta väldigt mycket för att jobba mindre en annan period. Nackdelen med en lång beräkningsperiod är att det kan vara svårt för arbetsgivaren att ha kontroll så att assistenten verkligen får arbeta utlovade timmar. Om assistenten inte har fått göra det kan arbetsgivaren behöva betala ut de timmar som assistenten erbjudits arbete upp till utlovad tjänstgöringsgrad.
Om en assistent arbetar för mycket under en viss månad sker ingenting, om inte beräkningsperioden är en månad eller mindre. Om assistenten däremot fortsätter att arbeta för mycket kommer Försäkringskassan till slut INTE att betala ut de timmar som överstiger 48 timmar i genomsnitt under beräkningsperioden. Både den assistansberättigade och anordnaren kontaktas innan detta sker. Det är inte timmarna som hålls inne utan bara ersättningen till just den assistent som arbetat för mycket.
Egna arbetsgivare
EG-direktivet om arbetstid gäller inte för den som är anställd i arbetsgivarens hushåll. Och arbetstidslagen gäller inte heller, utan det enda som reglerar arbetstiden för en personlig assistent som är anställd för arbete i arbetsgivarens hushåll är lag om arbetstid m m i husligt arbete. Försäkringskassan menar också att egna arbetsgivare inte kan använda sig av kollektivavtal som ger sämre villkor (sämre skydd) för de anställda. Det innebär att det i nuläget inte spelar någon roll om en egen arbetsgivare är bunden av kollektivavtal eller inte. Försäkringskassan kommer att göra samma bedömning för alla egna arbetsgivare.
Det innebär att Försäkringskassan bara tillåter att de anställda arbetar 40 timmars ordinarie arbetstid i genomsnitt på fyra veckor. Begreppet beräkningsperiod saknas i lag om arbetstid m m i husligt arbete. När särskilda skäl föreligger får övertid tas ut med högst 48 timmar under en tid av fyra veckor, dock högst 300 timmar under ett kalenderår. Särskilda skäl för övertid innebär att någon akut omständighet, som inte gått att förutse, ska ha inträffat. Man kan inte schemalägga övertid.
I lagen finns även följande skrivning:
”Innefattar arbetet tillsyn av barn eller annan hushållsmedlem, som icke kan taga vård om sig själv, får den ordinarie arbetstiden förlängas i den mån de medlemmar av hushållet, som har ansvaret för att tillsynsbehovet blir tillgodosett, är ur stånd att utöva tillsynen till följd av förvärvsarbete utanför hemmet eller till följd av nedsatt arbetsförmåga. Sådan förlängning får ske med högst 12 timmar i veckan i genomsnitt för en tid av högst fyra veckor.”
Det skulle kunna innebära att om t ex en vårdnadshavare arbetar utanför hemmet eller själv är sjuk eller har nedsatt arbetsförmåga så skulle en extern assistent kunna arbeta upp till 52 timmar per vecka. Försäkringskassan har inte nämnt hur de ser på den möjligheten. Något annat som Försäkringskassan ännu inte gett svar på är hur de ser på möjligheten för anställda hos en egen arbetsgivare att ha jour. Begreppet jour saknas i lagen och om Försäkringskassan ska vara konsekventa borde det innebära att man inte kan ha jour om man anställer sina assistenter själv.
Kollektivavtal som avtalat bort ATL
Ett par kollektivavtal har avtalat bort ATL för assistenter som är anhöriga till den assistansberättigade. Det gäller Vårdföretagarnas avtal samt SKL:s PAN-avtal. Där menar Försäkringskassan att eftersom ATL avtalats bort gäller EG:s arbetstidsdirektiv så att assistenterna t ex inte kan ha sex månaders beräkningsperiod utan bara kan ha upp till fyra månader. Rätten att byta rast till måltidsuppehåll är också knutet till ATL och finns därför inte för denna grupp. Man kan anta att såväl Vårdföretagarna som SKL kommer att vilja förhandla med fackförbundet Kommunal om nya regler.
Den största konsekvensen får emellertid Försäkringskassans tolkning för dem som tillämpat den möjlighet, som Vårdföretagarnas avtal gav, att låta anhöriga arbeta mer än sammanlagt 48 timmar i genomsnitt per vecka. Det är fortfarande tillåtet enligt kollektivavtalet att göra så men Försäkringskassan kommer inte att betala ut ersättning när maxantalet timmar per beräkningsperiod har uppnåtts.
Arbetsmiljöverket
Försäkringskassan kommer i sin kontroll enbart att titta på den sammanlagda arbetstiden och de kommer dessutom bara att se just ”vanliga” timmar och jour. Om Försäkringskassan ser att en anställd aldrig tar semester, alltid arbetar max antal timmar och aldrig är sjuk eller att reglerna om dygns- och veckovila inte verkar uppfyllas kan de kontakta Arbetsmiljöverket som sedan har möjlighet att granska arbetsgivaren. Det gäller därför att hålla inte bara den sammanlagda arbetstiden utan alla de regler som gäller kring arbetstiden.
Övrigt
För den som har frågor om arbetstidslagen och kollektivavtalen anordnas utbildningar både av vissa arbetsgivarorganisationer och av ABH Utbildning och Rådgivning (ABH drivs av Anna Barsk Holmbom som har skrivit denna artikel).
Arbetsgivarföreningen KFO planerar en särskild kurs för egna arbetsgivare och andra intresserade om Lag om arbetstid mm i husligt arbete och kollektivavtalets regler under våren 2015. ABH Utbildnings håller en utbildning i Umeå i mars. Arbetsgivarorganisationerna svarar också på frågor om beräkningsperioder.
Försäkringskassan har meddelat att de inom kort ska lägga ut mer information på sin hemsida om hur de tolkar sitt uppdrag att inte betala ut pengar för timmar en anställd arbetar utöver den maximalt tillåtna.
Mera fakta
Vad är arbetstid?
Med arbetstid menas enligt lagen att arbetstagaren står till arbetsgivarens förfogande på arbetsstället och utför arbete eller är beredd att börja arbeta om det behövs.
Till arbetstid räknas:
• Ordinarie arbetstid
• Jourtid
• Övertid
• Mertid
• Så kallad ”bredvidgång”
• Frivillig extratid
• Timmar för arbetsledning
• Utbildning (utom den tid som assistenter anställda av en anordnare som har KFOs kollektivavtal utbildas för att uppnå Socialstyrelsens allmänna råd om den personliga assistentens kompetens)
Ordinarie arbetstid och jourtid ska vara planerad. Övertid och mertid får bara användas när arbetstiden behöver ökas tillfälligt. Jourtiden skiljer sig från den ordinarie arbetstiden genom att arbetstagaren inte utför något arbete utan bara finns tillgänglig på arbetsstället.
Ordinarie arbetstid
Enligt arbetstidslagen får en anställd ha max 40 timmars ordinarie arbetstid i genomsnitt per vecka.
Jour
Jour jämställs med arbetat tid men ska inte räknas in i tjänstgöringsgraden. En anställd kan enligt arbetstidslagen ha jour i upp till 48 timmar per fyra veckor eller 50 timmar per månad. Det är inte en genomsnittsregel utan en fast gräns. Försäkringskassan tillåter inte att man skriver om jour till vaken tid på redovisningen. Om en anställd arbetar ordinarie tid när det är jour beviljat ses det som ett sådant väsentligt ändrat förhållande som leder till en omprövning.
Den sammanlagda arbetstiden
Den sammanlagda arbetstiden får under varje period om sju dagar uppgå till högst 48 timmar i genomsnitt per beräkningsperiod om fyra månader. Det är möjligt att kollektivavtal om längre beräkningsperioder men man kan inte avtala bort 48-timmersregeln som också kallas ”EU-spärren”.
Semester och sjukfrånvaro under tid då assistenten skulle ha arbetat likställs med fullgjord arbetstid.
Regeln innebär ett tak för den arbetstid som kan tas ut under beräkningsperioden men anger inte på vilket sätt arbetstiden kan tas ut under perioden. Däremot måste den anställda utöver denna regel även följa reglerna om högsta tillåtna ordinarie arbetstid, jourtid, övertid och mertid samt regler om dygnsvila, veckovila och nattarbetets längd som indirekt eller direkt påverkar arbetstidens längd. Reglerna går inte ihop. En person som har full jour, 50 timmar per månad kan inte arbeta 40 timmar per vecka ordinarie arbetstid. Det överlämnas till arbetsgivaren att lösa hur man fördelar timmarna.
Dygnsvila
Alla arbetstagare ska ha minst elva timmars sammanhängande ledighet under varje period om 24 timmar (dygnsvila). Avvikelse får göras tillfälligtvis, om det föranleds av något särskilt förhållande som inte har kunnat förutses av arbetsgivaren, under förutsättning att arbetstagaren ges motsvarande kompensationsledighet.
Det är möjligt att göra avsteg från dygnsviloregeln genom centrala kollektivavtal.
Veckovila
Arbetstagarna ska ha minst trettiosex timmars sammanhängande ledighet under varje period om sju dagar (veckovila). Sjudagarsperioderna ska läggas ut enligt ett fast och inte rullande system. Veckovilan behöver inte infalla regelbundet utan kan placeras omväxlande i börja och slutet av sjudagarsperioden. Vid en sammanföring uppgår ledigheterna till sammanlagt 72 timmar.
Veckovilan går att hoppa över eller korta av vid enstaka tillfällen utan att något särskilt medgivande, om något oförutsett har inträffat.
Avvikelse får göras tillfälligtvis och om det föranleds av något särskilt förhållande som inte kunnat förutses av arbetsgivaren. Sådana avvikelser får göras endast under förutsättning att arbetstagaren ges motsvarande kompensationsledighet.
Det är möjligt att göra avsteg från veckoviloregeln genom kollektivavtal.
Det viktigaste att tänka på
Till sist bjuder vi på några snabba tips, som ger dig en bild av vad som är viktigast att tänka på inför granskningarna från Försäkringskassan och Arbetsmiljöverket.
Tre tips för dig som är assistansberättigad eller anhörig:
1. Ha alltid tillräckligt många vikarier som kan gå in så att du inte riskerar att arbetsgivaren nekar en person att arbeta på grund av att den har uppnått max antal timmar under beräkningsperioden.
2. Tänk på att det inte finns någon möjlighet att få undantag från den maximala sammanlagda arbetstiden. Däremot är det tillåtet att jobba mer en månad under förutsättning att man jobbar mindre en annan månad.
3. Kolla alltid med arbetsgivaren om ni behöver göra avsteg från schema!
Tre tips för dig som anställer dina egna assistenter:
1. Tänk på att Försäkringskassan kommer att kontrollera assistenternas arbetstid varje månad och inte tillåta mer än maximalt 40 timmars ordinarie arbetstid.
2. Följ informationen från Försäkringskassan noga. Det är särskilt viktigt för dig som har jour eftersom Försäkringskassan ännu inte har beslutat hur de ska tolka användningen av jour för egna arbetsgivare.
3. Tänk på att det är tillåtet att beordra assistenter att arbeta övertid utöver 40 timmars ordinarie arbetstid, men det får inte vara schemalagt!
Tre tips för dig som är anordnare:
1. Sätt dig in i vad beräkningsperioden innebär!
2. Se till att ingen assistent arbetar mer än 48 timmar per vecka i genomsnitt under beräkningsperioden inklusive jour, övertid, semester och sjukfrånvaro!
3. Se över hur det ser ut i verksamheten. Arbetar de anställda så många timmar ni har utlovat i anställningsavtalet? Om inte: Räkna ut lönekostnaderna för de timmar som assistenten har rätt till men inte arbetat. Ryms det inom budget?
