Rekryteringsguiden: Så hittar du en bra personlig assistent

Å nej! Nu är det dags att hitta en ny personlig assistent – igen! Dags för otaliga kvällar att läsa ansökningar, ringa och boka intervjuer, träffa kandidater. Samt oron för att välja fel eller att det ska dra ut på tiden, och att familjen ska gå på knäna under tiden.

Känner du igen dig? Vi frågade Åsa Granbom, förälder med egen erfarenhet av rekrytering, hur man gör för att hitta en bra assistent på kortast möjliga tid.

Intervjun gjordes ursprungligen sommaren 2014, men innehållet är fortfarande lika relevant.

1. Varför är rekry­tering av personliga assistenter så svårt?

Det kan vara nog så jobbigt att ansöka om assistans och det kan kännas som en förlossning när man äntligen får timmarna beviljade av försäkringskassan. Men det är nu det riktiga jobbet börjar.

Vi blir arbetsledare över en natt och förväntas vara professionella rekryterare för våra barn i en situation, som ofta är kaotisk och skör. Nu ska vi hitta rätt assistenter.

2. Hur börjar man?

Hur pass bra rekryteringen blir, beror på hur du som arbetsledare mår och hur ärlig du själv är med det och med vilka behov din familj har.

Vi vet oftast vilka behov barnet har, men glömmer att tänka på de övriga familjemedlemmarna, som också ska leva med personlig assistans. Vi måste ta reda på vad vi kan stå ut med och inte, innan vi börjar.

3. Hur tar man reda på sina behov?

Fråga dig själv vad du har svårt för, och vad du uppskattar hos en personlig assistent. Det handlar om självkännedom, att kunna stå upp för sig själv och sina egna behov. Vilka egenskaper har du svårt för, till exempel om någon är slarvig, eller om du har svårt för hur någon klär sig, ser ut eller formulerar sig.

Tänk igenom vad hela familjen har för önskemål och vart ni vill komma. ”Vad behöver vi?” Var ärliga. Men tänk också ”Vad gör mig glad, vad tycker jag om?”.

4. Hur får man en snabb och kvalitativ rekrytering?

Jag delar upp det i flera steg. Först lägger jag ut en annons, väldigt kortfattad, med det allra viktigaste. Då får jag kanske 100 ansökningar varav jag kanske fastnar för 15.

När jag gjort mitt första urval mejlar jag lite mer information samt ett antal frågor till dessa personer, för att se om intresset är på riktigt och för att få veta mer. Därefter träffar jag kanske fem av dessa personligen.

5. Hur ska plats­annonsen se ut?

Den ska innehålla det viktigaste för familjen. Vilka kunskaper och erfarenheter vill ni att personen som söker ska ha? Tänk på vad du själv vill veta när du söker ett jobb. Var tydlig med vad tjänsten kan innebära. Använd gärna ett personligt språk och ord som ”är du” för att nå dem som passar hemma hos er.

6. Hur går jag vidare med ansökningarna?

Jag väljer ut dem som skrivit något som visar att de reflekterat över jobbet som personlig assistent, och att de inte söker vilket jobb som helst. CV:n bryr jag mig sällan om. Brevet får heller inte vara för långt, max en A4.

Det får gärna innehålla en bild på personen som söker. När jag sedan mejlar ut frågor kräver jag en ytterligare ansträngning, som visar vilka som är intresserade på riktigt. Jag vill inte lägga ner onödig tid. De får alltså gallra bort sig själva.

7. Hur går intervjun till?

Av integritetsskäl ses vi inte hemma första gången. Jag bokar därför ett personligt möte på stan eller annan neutral plats, utan mitt barn. Jag börjar med att berätta  hur intervjun går till och försöker att inte fylla nervösa tomrum som kan uppstå under intervjun.

Det är bra att försöka ta reda på så mycket som möjligt om personens egenskaper utifrån de behov familjen har. I vilka miljöer personen kommer till sin rätt och inte.

Tycker hon eller han att det är viktigt att passa tider, ha ordning och reda, ha en god relation till kollegor och att samarbeta? Om jag även ställt frågor via e-post, går jag igenom dessa och säkerställer att jag förstått vad assistenten menar, ber honom eller henne att ge exempel.

Det kan vara bra att ha ett batteri med snabba frågor, där du ber assistenten svara det första hon eller han tänker på.

8. Hur går vi sedan vidare?

Det är jätteviktigt att ringa referenser, och få svar på frågor kring frånvaro och engagemang. Därefter är det dags för familjen och barnet att träffa kandidaterna, som nu kanske är nere i några få. Om allt känns bra anställer vi personen. Annars börjar vi om från början. Man måste ha tålamod och inte hoppa över något steg i processen.

9. Går det att få fingertoppskänsla för rekrytering och hur?

Ju mer man vet själv om sina behov, ju lättare är det att ha fingertoppskänsla. Men det är ändå bra att sätta ord på varför en assistent ”känns” rätt och koppla ihop det med sina egna behov, till exempel egenskaper som att personen är glad, lätt att prata och diskutera med eller verkar hantera svåra situationer på ett sätt jag tycker om.

Finger­toppskänslan bör alltid testas av öppna korta frågor och referenstagning, även om du tror att du hittat rätt.

10. Hur undviker man att gå på nitar vid rekrytering av assistent?

Ofta är det bråttom att tillsätta en ny assistent eftersom uppsägningstiden är så kort. Man vill att det ska vara bra och därför förtränger man att där finns något som man känner skulle kunna bli ett problem längre fram.

Men magkänslan är ofta rätt och man måste då vara ärlig mot sig själv och fundera på om man kommer att kunna stå ut med detta eller inte. Om svaret är nej ska man börja om rekryteringsprocessen från början.

11. Om assistenten redan är anställd?

Om assistenten fungerar bra med barnet och i personalgruppen, men inte med mig som förälder, försöker jag hitta strategier att förhålla mig. Men jag måste vara ärlig med vad som krävs av mig i så fall.

Om det inte funkar någonstans, är det viktigt att vara ärlig och ta upp det med personen. Det är ju ofta en känsla som delas av både assistenten och familjen. Det är viktigt att försöka vara professionell även i denna situation, och försöka dra lärdomar av det som hänt.

12. Kan vem som helst bli en bra personlig assistent?

Ja, om man har en god grundsyn och ett engagemang, där barnet är i fokus och man förstår sin uppgift, så tror jag det är möjligt att göra ett bra jobb.

Men det är upp till dig som arbetsledare att lyfta fram individens positiva egenskaper och anpassa miljön så att personen blommar ut och kommer till sin rätt. Där man trivs gör man ett bra jobb, och då växer man.

13. Hur ska vi tänka kring helheten?

Vi har försökt hitta en mix av olika assistenter  som kompletterar varandra. Det ger en bra sammansättning. Visst blir det kontroverser, men då hjälps vi åt att reda ut dem och att påminna varandra om vad som är viktigt.

Alla har olika kvaliteter och det brukar jag benämna vid personalmöten. Vi pratar om vad vi ska förbättra, inte om vem som gör fel, vilket gör att det blir ett positivt förhållningssätt.

14. Våra personlliga assistenter slutar hela tiden. Vad gör vi för fel?

Förmodligen måste ni gå tillbaka till ruta ett: Era behov. Man kan hålla på och leta efter ”rätt” assistent hur länge man vill, men man måste börja med att gå till sig själv. Det kan låta hårt men det handlar om självkännedom. Att inte se sig som ett offer utan att istället tänka på personlig assistans som ett medvetet val.

15. Hur får vi assistenterna att stanna?

Vänta inte med att reda ut saker, de växer snabbt till svårlösta konflikter. Fråga alltid ”Hur menar du?” för att undvika onödiga missförstånd. Det är också bra att vara medveten om hur man själv fungerar vid konflikter och öppet prata om detta.

I de familjer där assistansen fungerar som bäst upplever jag att det är ett öppet och ärligt klimat. Men att få assistenterna att stanna till varje pris är inget självändamål. Det kan faktiskt vara bra att byta jobb ibland.

16. Vad ska jag som arbetsledare för assistenter tänka på?

Ge konkret och positiv feedback, kontinuerligt. När du behöver ta upp något som du vill förändra, involvera assistenten och säg ”Hur ska vi göra för att detta ska bli så här?”, och tala om att din feedback handlar om att du vill att ska bli bättre för barnet och att du säger det med hjärtat. Skippa offerrollen. Att vara personlig assistent är inte ett enkelt yrke, glöm inte det.

Intervju: Åsa Granbom om hur man gör rekryteringen personligare

Redan första gången sonen skulle få personliga assistenter bekymrades mamma Åsa över att rekryterings­processen tog så lång tid. Det ledde till att hon skapade en tjänst för den som vill slippa detta men ändå försäkra sig om att rekryteringen blir så bra som möjligt.

Hennes son Jonatan föddes 1998, och vid ett och ett halvt års ålder utvecklade han epilepsi. Trots starka mediciner blev krampanfallen allt svårare att stoppa, och hans tidigare kunskaper och färdigheter försvann alltmer.

Åsa minns inte så mycket från denna turbulenta tid, men upplevde att han slutade prata över en natt. När Jonatan var runt fem år fick familjen avlastning ett par nätter i veckan, men snart lämnade de in en ansökan om personlig assistans.

Åsa började tidigt fundera över varför rekryteringsprocessen hos assistansanordnaren inte fungerade särskilt bra.

Hon blev förvånad över den låga kunskapen, men också att det tog onödigt lång tid och krävde mycket insatser från henne och Jonatans pappa Lars, trots att ansvaret låg på assistansanordnaren.

2011 startade därför hon och Lars eget assistansbolag.

– Det skulle helt enkelt inte bli mycket mer jobb om vi gjorde allt själva, och nästan alla assistenter hängde på.

Åsa tycker också att fördelarna visade sig direkt.

– Det blev rakare och ärligare kommunikationsvägar och mer konstruktiva möten. Vi kan påverka allt i assistansen. Att sitta på två stolar som arbetsgivare och förälder är inte enkelt, men fördelarna överväger.

Planering faller ihop som korthus

Funderingarna kring hur man kan optimera rekryteringsprocessen har också ökat sedan de tog över hela ansvaret själva.

– Rekryteringen är en stor kostnad för alla företag, både ekonomiskt och kunskapsmässigt. I familjer med personlig assistans finns också en psykologisk faktor. Om en assistent saknas eller slutar, faller de flesta familjers vardagsplanering som ett korthus.

Att då i en så pressad situation rekrytera ny personal ser Åsa näst intill som omöjligt.

– Då försöker man bara lösa situationen.

Det Åsa saknade hos assistansanordnaren var förmågan att se till hela familjens behov vid rekrytering, inte bara till barnets, som de ibland inte ens träffat.

– Hela familjen påverkas av dem som jobbar, och det är lättare att tänka att personlig assistans är bra om hela familjens behov är tillgodosedda.

Personlig hjälp att hitta assistenter

Efter att ha pratat med andra familjer förstod hon att det fanns ett stort behov av att få personlig hjälp med sin rekrytering av sitt barns assistenter, och därför har hon i dagarna startat en sådan tjänst, med förhoppning att kunna hjälpa familjer i Göteborgstrakten att hitta bra assistenter snabbt och effektivt.

– Man kan känna sig väldigt ensam och sårbar där hemma även om man har ett stort assistansbolag som backar upp. Jag vill försöka minska den ensamheten. Min förhoppning är att man som familj ska känna att man kan få slippa inblandning i annonsering och urval, och att någon annan förstår precis vilka behov man har och kan hitta assistenter som passar hela familjen.

Ovanstående texter publicerades ursprungligen 2014.

Mera fakta

Vad tjänar personliga assistenter?

Statistik från SCB i mars 2024 visar att genomsnittslönen för personliga assistenter är 29 100 kronor. Det är nästan ingen löneskillnad mellan män och kvinnor, men däremot mellan anställning i privat sektor jämfört med offentlig sektor (kommun) där denna statistik visar på drygt 13 procent högre lön inom offentlig sektor.

SCB:s lönestatistik är beräknad som genomsnitt, utan att hänsyn tagits till åldersfördelning, erfarenhet eller ansvar. Snittlönen påverkas även av vilka företag som kommer med i den statistiska undersökningen det aktuella året, vilket innebär en osäkerhet.