Så förklarar Försäkringskassan att man gjorde fel i nästan tre år

Försäkringskassan har använt sig av den felaktiga rutinen i kontrollärenden under nästan tre år – från mars 2019 till januari 2022.
Det framgår av svar som HejaOlika har fått från Försäkringskassans kommunikationsavdelning.

”Vi har tagit emot JO:s utlåtande och är självklart inte nöjda med hur vi under den här perioden har skött vår dokumentation i kontrollärenden. Vi beklagar det. Sedan februari 2022 samlas all dokumentation i samma ärende”, uppger Försäkringskassan.

Varför har Försäkringskassan använt den kritiserade rutinen?

Försäkringskassan motiverar införandet av den problematiska rutinen inom personlig assistans med att man ville skydda känsliga uppgifter:

”Att handlingarna tidigare sparades i olika ärenden berodde på att Försäkringskassan bedömde att assistansberättigade, assistenter och anordnare utgjorde separata ärenden och i syfte att skydda känsliga uppgifter rörande personliga assistenter från att spridas valde vi detta sätta att dokumentera.

Inför att beslut skulle fattas har den som berörs av beslutet rätt att ta del av underlagen samt lämna synpunkter. Under den här perioden har därför de uppgifter som kunnat ha betydelse för ett visst kontrollärende hämtats från de olika ärendena, och förts in i det ärende som avsåg den assistansberättigade.

Det här sättet att dokumentera var inte bra, och det är en felaktig hantering från vår sida. Idag sparar vi all information på samma ställe.”

Hur många har berörts av den felaktiga handläggningen?

Försäkringskassan har inte kunnat ge svar på hur många ärenden det gäller, eller hur många personer som berörts.

”Denna hantering av uppgifter skedde i ärenden som skapades under perioden mars 2019 till januari 2022. Under denna tid har statistiksystemet förändrats, och tyvärr har vi därför svårt att besvara exakt hur många ärenden det kan röra sig om.

Tyvärr kan vi inte ta fram antalet beslut om minskad assistans, respektive återkrav under den här perioden, eftersom ärenden mellan brukare, anordnare och assistenter inte är kopplade till varandra. Ett och samma ärende kan ge flera ”pinnar” i statistiken – för brukaren, anordnaren och flera assistenter.”

”Att informationen hanterats på detta sätt betyder inte att de beslut vi fattat i dessa kontrollärenden blivit fel. Försäkringskassan har under perioden hämtat över den information som varit relevant för ärendet till brukarens ärende.”

HejaOlika har bett Försäkringskassan att komplettera med uppskattningar av antalet ärenden och antalet berörda personer.

Vad kan enskilda göra för att få rättelse?

HejaOlika har också frågat Försäkringskassan om vad berörda personer rekommenderas att göra vid misstanke om att ett ärende handlagts felaktigt, och vad man som enskild kan göra för att få rättelse.

Så här svarar Försäkringskassan:

”Om man inte är nöjd och vill lämna synpunkter går det alltid bra att kontakta Försäkringskassan. På Försäkringskassans hemsida står hur det går till att lämna synpunkter, vare sig det gäller inför ett beslut, omprövning, överklagan eller skadestånd.

Om man vill ta del uppgifter eller handlingar i sitt ärende så kontaktar man Försäkringskassan. Det finns inga krav på hur begäran ska se ut, det kan göras skriftligt eller muntligt. När begäran kommit in kommer vi lämna ut underlagen efter sekretessprövning.

Om Försäkringskassan har fattat ett beslut i ens ärende som man inte är nöjd med så kan man begära omprövning. Man kan också överklaga beslutet till förvaltningsrätten, och man kan också vända sig till JO.”

Kommer Försäkringskassan att vidta åtgärder för att rätta till ärenden som kan ha handlagts felaktigt?

Försäkringskassan svarar:

”Att informationen hanterats på detta sätt betyder inte att de beslut vi fattat i dessa kontrollärenden blivit fel. Försäkringskassan har under perioden hämtat över den information som varit relevant för ärendet till brukarens ärende.”

Har samma system (med uppdelning av uppgifter på olika platser) förekommit för andra förmåner hos Försäkringskassan?

Försäkringskassan svarar:

”Dessa fall är kontrollärenden med många inblandade – som regel omfattar våra ärenden bara en person och därför har denna typ av hantering inte förekommit hos andra förmåner.”

Varför initierar inte Försäkringskassan en egen genomgång?

HejaOlika har ställt flera följdfrågor till Försäkringskassan.

Vad hindrar Försäkringskassan från att gå igenom alla kontrollärenden under perioden, vilket många anser vara nödvändigt för rättssäkerheten? Vi har också frågat hur Försäkringskassan kan vara säker på att det inte finns fler felaktiga beslut.

Försäkringskassan svarar:

”Av domen [i det rättsfall som berörs i JO-beslutet] framgår att rätten gör en annan värdering av personens medicinska tillstånd, och därmed sammanhängande hjälpbehov, än Försäkringskassan. Ingenstans i sina domskäl nämner förvaltningsrätten (det felarkiverade) samtalet med assistenten. Vår slutsats är därför att den felarkiverade handlingen inte har haft någon betydelse för utgången i målet. Det är alltså inte den handlingen som har fått förvaltningsrätten att bifalla överklagandet.

Vi vet att dokumentationen i kontrollärenden under en period inte har varit bra, vilket JO påpekar, och sedan januari 2022 har vi en ny rutin för dokumentation. Vi är inte nöjda med hur dokumentationen har skötts men att därifrån dra slutsatsen att alla ärenden måste göras om blir fel.”

Vi har också frågat Försäkringskassan hur man som enskild ska kunna begära ut all dokumentation (och vara säker på att inget missats) i ärenden om inte Försäkringskassan först åtgärder bristerna genom att sammanföra dokumentationen?

Försäkringskassan svarar att ”den som vill ta del av dokumentationen i sitt eget ärende ska kontakta Försäkringskassan”.

Linda Olofsson kommenterar Försäkringskassans svar

Bakgrunden är en JO-anmälan från Linda Olofsson, chefsjurist vid God Assistans, om att Försäkringskassan i ett kontrollärende dokumenterat uppgifter på olika ställen, vilket har försvårat för enskilda att få en korrekt handläggning.

JO-anmälan ledde till kritik från JO. JO skrev bland annat att Försäkringskassans hantering ”får det att framstå som att myndigheten undanhåller underlag och verkar i det fördolda” (JO-beslut den 3 januari 2024, dnr 4056-22).

HejaOlika har bett Linda Olofsson att kommentera Försäkringskassans svar på våra frågor.

Om att inget tyder på att beslut blivit fel för att informationen hanterats fel

Linda Olofsson: Jag undrar hur man kan ha en uppfattning om beslutens korrekthet redan nu från FK:s sida. Det rör en ganska lång period, mars 2019–januari 2022, och det fattades säkert många beslut om minskad/indragen assistans samt återkrav under denna period. Det måste vara ett hästjobb att först identifiera alla sådana ärenden för att därefter koppla ett assistansärendet till de personliga assistenter som FK har intervjuat ifråga om den enskildes rätt till assistans. Samma sak gäller för ärenden om återkrav som kan riktas antingen mot den enskilde eller mot dennes assistansanordnare.

Jag vet inte hur Försäkringskassans system är uppbyggt, men om det inte i systemet finns någon koppling/länk mellan den assistansberättigade och dennes personliga assistenter måste det vara närmast omöjligt att hitta igen assistenterna för att därefter se om det finns något ”gömt” material i deras akter, det vill säga sådant som egentligen hör till den assistansberättigades ärende.

Även om Försäkringskassans ärendehanteringssystem har en tydlig sådan koppling måste det vara ett mycket stort arbete att gå igenom och bedöma allt underlag för att säkerställa om det som ”gömts” skulle ha kunnat påverka besluten.

Om att Försäkringskassan har ”hämtat över den information som varit relevant”

Linda Olofsson: Det är just Försäkringskassans egen uppfattning om vad som har varit relevant för bedömningen som lett till att min huvudman inte fått ta del av sådana uttalanden av assistenter som var till hens fördel.

Enligt JO är det inte FK som ska göra en sådan relevansbedömning eftersom FK får kritik just för att de inte har dokumenterat de relevanta handlingarna i den enskildes ärende.

Dessutom säger JO att det inte kan uteslutas att intervjuerna med övriga assistenter (det som gömts undan) kunde ha varit av betydelse för beslutet. Även för detta får FK kritik av JO.

Om att man kan kontakta Försäkringskassan för att ta del av handlingar ”i sitt ärende”

Linda Olofsson: Handlingar som Försäkringskassan har ”gömt” i akter för de personliga assistenterna är ju inte handlingar i den assistansberättigades eget ärende. Det är just därför som Försäkringskassan initialt nekade mig möjligheten att ta del av intervjuerna med övriga assistenter – för att det då ansågs vara handlingar i någon annans ärende, inte den assistansberättigades.

Om att man kan begära omprövning, överklaga eller begära skadestånd

Linda Olofsson: Eftersom tiden för att begära omprövning av ett beslut och för att överklaga beslut är två månader från att man har tagit del av beslutet är nog den möjligheten förbi för alla som har drabbats under perioden mars 2019-januari 2022. Då återstår endast skadestånd, och kanske en möjlighet att begära resning om det skulle visa sig att Försäkringskassan har ”gömt” undan helt avgörande underlag.