Att ta emot nya uppdrag som assistansanordnare
GUIDE. IVO har angett att de inte anser att det innebär någon betydande olägenhet för Humanas uppdragsgivare att byta anordnare på 10 dagar. Många har upplevt det som ett provocerande och okunnigt uttalande.
Frågan är om det ens är möjligt att föra över uppdrag på det sätt IVO antyder.
Det kan vara på sin plats att fundera över vad man som ny anordnare kan behöva tänka på när man tar emot uppdrag.
Här följer exempel på frågor du som anordnare behöver arbeta med när du har för avsikt att ta emot ett nytt uppdrag.
LÄS MER: Alla artiklar om IVO:s beslut att återkalla Humanas tillstånd
1. Barnuppdrag
När man ska utföra personlig assistans för barn måste varje assistent som ska arbeta för barnet ha ett utdrag från belastningsregistret. Det spelar ingen roll om man har uppvisat ett sådant intyg i en annan verksamhet utan som anordnare måste du se till att det finns ett giltigt sådant registerutdrag.
När en person har begärt ett sådant är det giltigt i ett år. Det finns inget krav att man lämnar in nya utdrag en gång per år varför man kan anta att många assistenter inte har något giltigt utdrag. Ett nytt utdrag får man räkna med att det tar två veckor att få, även om det i vissa fall kan gå snabbare.
2. Beslut
Med tanke på de stora återkrav som Försäkringskassan ställer vid oanmälda ändrade förhållanden som de anser påverkar rätten till assistans är det viktigt att gå igenom beslutet om assistans. I nuläget kan det vara klokt att inte bara gå igenom beslutet utan även gå igenom vad som en gång i tiden har ansökts om.
Det är inte alltid den assistansberättigade har dessa handlingar hemma utan då behöver man beställa en kopia av det från Försäkringskassan. Det är i förhållande till ansökan man ska bedöma ändrade förhållanden. Det räcker inte att titta på den senaste omprövningen om det var så att man då inte gick in på alla förhållanden som angavs vid ursprungsansökan. Behöver man skicka efter handlingar från Försäkringskassan kan det ta upp till en månad innan man får dem.
Försäkringskassan har nyligen ändrat texten i sin vägledning om assistansersättning och anger att den enskilde kan använda timmarna på ett annat sätt än vad som står i ansökan och/eller beslut, men det gäller med vissa förbehåll. En person kan till exempel fortfarande inte använda assistans i skola, på daglig verksamhet eller under sjukhusvistelse om det inte är beviljat. Och om ett annat sätt att använda assistansen än vid ansökan påverkar antal timmars grundläggande behov kan det också få betydelse för beslutet.
Ändringar som alltid måste anmälas
Försäkringskassan skriver på sin hemsida att det som alltid måste anmälas är om den assistansberättigade:
Flyttat till annan bostad. Vilket innebär att du behöver kontrollera var den assistansberättigade bodde när ansökan gjorde, om det har skett någon flytt sedan dess och om det finns någon flytt som inte är anmäld till Försäkringskassan.
Behöver mer eller mindre assistans. Det finns ingenting som säger att en person måste anmäla ett större behov men alltid ett mindre. Det innebär att du behöver gå igenom vad den assistansberättigade angett i ansökan. Det är inte din roll att ifrågasätta Försäkringskassans beslut men du behöver försäkra dig om att det den assistansberättigade angett där stämmer.
Får något annat stöd, t ex från kommunen eller regionen. Du behöver fråga den assistansberättigade om det har tillkommit något stöd från kommunen eller regionen sedan ansökan. Det kan t ex handla om att den assistansberättigade har börjat, bytt eller slutat skola, daglig verksamhet eller förskola.
Flyttat till en gruppbostad. Det tillhör kanske en av de enklare frågorna att få svar på men den behöver ändå ställas.
Vårdas på sjukhus. Du behöver kontrollera om det står inskrivet i beslutet om den enskilde är beviljad assistans under sjukhusvistelse eller inte och om det finns någon aktuell sjukhusvistelse som är pågående eller inplanerad. Om den assistansberättigade inte är beviljad assistans under sjukhusvistelse behöver du tillsammans med den assistansberättigade funderat hur det ska hanteras.
Får hjälpmedel. Du behöver gå igenom hur situationen såg ut vid ansökningstillfället och om den assistansberättigade efter det har fått hjälpmedel som kan ha påverkat assistansbehovet.
Reser utomlands och det påverkar hur assistenterna arbetar. Du behöver veta var den assistansberättigade befinner sig när ni tar över uppdraget, hur vanligt förekommande det är med resor utomlands och hur långvariga dessa brukar vara. Det är naturligtvis ingen skillnad om man har assistans eller inte – många tycker om att resa, andra gör det inte. Det är inte något fel eller konstigt med att resa med assistans men som anordnare behöver du veta om den assistansberättigade reser eftersom det kan behöva anmälas till Försäkringskassan.
Det har tillkommit vård- eller egenvårdsbehov. Om det har tillkommit vårdbehov efter ansökningstillfället som tillgodoses antingen genom hemsjukvården eller genom att vården har delegerat till personliga assistenter att utföra vården behöver Försäkringskassan informeras om detta om detta inte redan är gjort. Försäkringskassan behöver också informeras om eventuellt nytillkomna egenvårdsbehov (som tillkommit efter ansökningstillfället och som Försäkringskassan inte känner till) eftersom de anser sig ha rätt att pröva om det verkligen är egenvård och inte sjukvårdande insatser, som alltså inte ger rätt till personlig assistans. Om det förekommer egenvård som Försäkringskassan inte känner till behöver du kontrollera om det finns ett egenvårdsintyg. Om detta inte finns behöver den assistansberättigade skaffa det.
Assistanstimmar varaktigt används till jour eller dubbel assistans på ett annat sätt än vad som angetts i beslutet. Försäkringskassan brukar inte ha några problem med att man tillfälligt använder vaken assistans istället för jour eller dubbel assistans till något annat än vad som beviljats men om man stadigvarande behöver använda timmar annorlunda än Försäkringskassan medgett i beslutet bör man prata med dem. Du behöver alltså titta på vad som står i den enskildes beslut och ta reda på hur timmarna användas idag.
Tänk också på att väsentligt ändrade förhållanden ska anmälas för alla, oavsett ålder. Tidigare har man ofta tolkat det som att man inte behöver ändra ändrade förhållanden för personer över 65 år. Så är det inte. En person över 66 år (åldersgränsen har höjts) får ingen ny omprövning, men om behovet förändras på grund av väsentligt ändrade förhållanden kan det påverka beslutet.
3. Genomförandeplan
Det är viktigt att gå igenom den assistansberättigades behov och önskemål, och utifrån dessa upprätta en gemensam genomförandeplan, alternativt, om den assistansberättigade inte vill vara med och upprätta en sådan, en ensidig plan för genomförande från anordnarens sida.
Du behöver veta om du kommer att kunna verkställa assistansen på det sätt den enskilde vill och behöver. Titta särskilt på önskemål om arbetstider, dvs gå gärna igenom schemat med den enskilde så att assistenterna inte arbetar på ett sätt som du inte kan acceptera, behov av assistenter och kompetenskrav.
Med anledning av de lagändringar som trädde ikraft den 1 januari 2023 kan det vara så att den assistansberättigade har möjlighet att söka fler timmar. När det gäller barn måste föräldrarna ansöka om fler timmar för att föräldraavdraget ska börja gälla istället för det tidigare avdraget för föräldraansvar.
4. Rekrytering
Finns det assistenter som redan är anställda, och som ska följa med över? Har dessa rätt kompetens?
Om det inte finns assistenter så det räcker, kommer du att kunna rekrytera och hur lång tid kommer det att ta? Det kan ha betydelse var den enskilde är bosatt. I vissa områden är det svårare att rekrytera i än andra.
Försök att få information (nyckeltal) om omsättningen i uppdraget hos den tidigare anordnaren. Antingen kan du be att få ett medgivande om att kontakta den tidigare anordnaren för att få uppgifterna, be den assistansberättigade själv kontakta sin tidigare anordnare för att få uppgifterna, eller inhämta dem på ett ungefär genom den assistansberättigades uppskattning.
5. Budget
Du behöver upprätta en budget för varje uppdrag för att veta om du kommer att kunna genomföra assistansen. Denna bör upprättas utifrån aktuella kostnader i uppdraget.
På samma sätt som i punkten ovan kan du be den assistansberättigade att få medgivande om att kontakta anordnaren, be den assistansberättigade själv be om uppgifterna eller göra en uppskattning genom samtal med assistenter och uppdragsgivare.
Tänk på att ta med kostnader för sjuklön och kontrollera hur den assistansberättigades kommun har betalat ut sjuklönekostnader.
Om den assistansberättigade har högre kostnader för sin assistans än vad som ryms inom schablonen behöver du titta på möjligheten att söka förhöjd ersättning och eventuellt ta fram en ansökan om detta.
6. Administration
Om det efter ovanstående blir aktuellt att ta över uppdraget är det en mängd administrativa rutiner som behöver hanteras.
- Den assistansberättigade behöver skicka in blankett 3079, om ändring av betalningsmottagare och anordnare för assistansersättning.
- Anordnaren behöver skicka in blankett 3066 för varje assistent alternativt använda e-tjänsten för att anmäla nya assistenter.
- Om det är ett kommunalt beslut ska kommunen få motsvarande information om nyanställda assistenter.
- Det kan behöva upprättas fullmakter, t ex för att ansöka om sjuklön.
- Ni behöver informera de nyanställda assistenterna om vilka rutiner ni har för tidsredovisning, lönehantering etc.
- De nyanställda ska läggas in i era administrativa system.
7. Introduktion och utbildning (onboarding)
Det är varje anordnares ansvar att de anställda har kunskap om LSS och vad det innebär att arbeta som personlig assistent. När du tar över anställda från ett annat företag behöver du göra en kompetensanalys över varje anställd. Vilka utbildningar och vilken kompetens har de redan och vilken behöver du komplettera med?
Om de anställda inte har aktuell kunskap om nödvändiga frågor som Lex Sarah och orosanmälan för barn måste det tidsplaneras så att de anställda snabbt får den kompetensutvecklingen.
Det är också viktigt att utbilda assistenterna i de system ni använder för dokumentation och administration.
8. Arbetsmiljö
När du tar in ett nytt uppdrag behöver du göra en arbetsmiljöundersökning för att försäkra dig om att du kan utföra assistansen utan risk för de personliga assistenternas säkerhet och hälsa. När undersökningen är klar behöver en riskanalys göras och beslut fattas om eventuella åtgärder.
När ovanstående är klart går det att köra i gång assistansen. Vissa frågor kan givetvis vänta lite, till exempel utbildning om Lex Sarah, men helst inte för länge. Tänk också på att om du tar över ett nytt uppdrag så behöver du hjälpa den assistansberättigade att kontrollera eventuell uppsägningstid från den tidigare anordnaren.
Artikelförfattaren Anna Barsk Holmbom driver företaget ABH Utbildning.
LÄS ÄVEN: Vilken assistansanordnare är bäst för mig?
OCH: Ansöka om söka personlig assistans
